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10 passos para implementar um sistema de empresa de gestão florestal

3 de abril de 2023 | Kersys Florestal

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A gestão das atividades florestais, com objetivo de conhecer profundamente os resultados do seu negócio, identificar problemas ocultos e tomar decisões assertivas e estratégicas, é um assunto muito importante e que sempre tratamos aqui, no blog da Kersys.

Porém, ainda hoje, é comum achar empresas de gestão florestal que realizam a coleta de dados no campo em fichas de papel e que fazem esse gerenciamento em planilhas e diversos documentos separados, o que estende o tempo necessário para a análise dos resultados obtidos e reduz a eficiência das tomadas de decisão.

Todavia, sistemas de gestão florestal são fortemente indicados para otimizar esse processo, bem como para:

diminuir o tempo entre a coleta e análise dos dados;
padronizar processos e operações;
acelerar e tornar mais eficiente a comunicação entre equipes.

Diversos resultados podem ser obtidos com o uso de um bom software de gestão florestal, e um dos que mais se destaca é a melhora dos resultados financeiros.

Talvez você ainda não tenha percebido a necessidade de adotar um sistema de gestão florestal para sua empresa, mas ela existe.

Com os avanços das tecnologias empregadas no campo, expansão das áreas e grandes bancos de informações internas disponíveis, o próximo salto da produtividade florestal se dará pelos avanços na gestão das operações e nas decisões embasadas em informações concretas que impliquem na otimização de recursos utilizados.

Centralizar as informações em um único lugar, com acesso fácil de onde estiver, a todos os resultados que precisa, otimizar a sua rotina. Assim, você pode comparar dados de talhões, materiais genéticos diferentes, identificar quais são as operações mais e menos eficientes e, com isso, saber onde precisa agir.

Confira, agora, quais são os passos necessários para tornar uma empresa de gestão florestal mais eficiente com o uso do sistema certo!

Como usar um sistema voltado para empresa de gestão florestal?

Conhecer de verdade as diferenças existentes dentro das suas áreas produtivas permite que você atue conforme as necessidades de cada uma, maximizando o potencial de produção de acordo com as características individuais delas.

Assim, investir na especificação de manejos por área garante o melhor retorno que a produção florestal pode oferecer.

Mas se você está pensando em implementar um sistema voltado para empresa de gestão florestal, sabe quais são os primeiros passos para isso?

Entre as principais ações que devem ser adotadas para esse fim, estão:

identificar os principais problemas enfrentados no momento;
identificar os processos que precisam ser melhorados;
identificar as análises que precisam ser realizadas;
contabilizar e enumerar as dificuldades, bem como os dados já levantados;
elaborar e estipular metas coletivas;
identificar necessidades de automatização nos processos;
pesquisar informações sobre sistemas de gestão florestal;
conversar com outros gestores e empresas que já utilizam sistemas de gestão florestal;
avaliar as ferramentas disponíveis no mercado;
criar um cronograma de mudanças.

Passo a passo de como implementar um sistema de gestão florestal

1. Identificar os principais problemas enfrentados no momento

Muitas vezes, na correria do dia a dia, atuamos apenas resolvendo problemas urgentes e acabamos esquecendo de identificar a origem desses transtornos.

Você já parou para avaliar quais são os problemas mais corriqueiros do seu negócio?
E os mais graves, que impactam mais na sua produção?
Essas duas listas têm itens em comum?
Há muitos transtornos com paradas de máquinas florestais?
Baixa eficiência na aplicação de insumos?
Uma atividade parada trava as subsequentes e todo o seu sistema produtivo fica parado por longos períodos?

Além de ter essas percepções, é fundamental que você a confirme com dados!

Geralmente, por atuarmos diante de urgências, achamos que elas são nossos principais problemas, mas a análise dos dados a partir do controle das operações ajuda a enxergar uma realidade que você ainda não conhece.

Esses são os problemas ocultos, que impactam diretamente na sua produção florestal e lucratividade, mas que não são identificados por não termos uma análise completa das suas operações, eficiências e resultados.

Por isso, antes de adotar um sistema de gestão florestal, anote e identifique os problemas que, na percepção atual de sua empresa, são os principais. Com o software adequado, você poderá focar na comprovação e resolução desses problemas ocultos.

2. Identificar os processos que precisam ser melhorados

Além dos contratempos que acabamos de comentar, é necessário que você analise seu processo produtivo como um todo e identifique os principais gargalos, ou seja, pontos que precisam ser melhorados.

Qual é o tempo médio de realização das suas atividades?
Há uma variação muito grande entre aplicações de insumos em locais diferentes?
Quais são os processos mais morosos e que atrapalham seus resultados?
Você demora muito para ter relatórios e gráficos que demonstrem o que efetivamente aconteceu no campo?
Tem muitas fichas de papel com dados não confiáveis?

Liste todos os pontos que podem ser aprimorados na rotina de sua empresa, pois isso embasará suas análises para encontrar um sistema de gestão florestal ideal às suas necessidades.

3. Identificar as análises que precisam ser realizadas

Todos trabalhamos com indicadores para avaliação dos resultados: sejam custos/ha, produção/ha, custos/m³, horas trabalhadas e outros.

Liste quais deles são os mais importantes para o seu negócio, bem como quais ainda não utiliza, mas gostariam de implementar em suas análises periódicas de resultados.

Avalie também qual é o esforço necessário da sua equipe para entregá-los, por exemplo:

Quanto tempo demoram?
Quantas pessoas estão envolvidas?
Quantas planilhas são usadas?
É necessário realizar cálculos manuais todas as vezes que é preciso analisar tais resultados?

Esses são pontos importantes para que você consiga identificar o que é importante para sua companhia, como melhorar a obtenção desses resultados, e como averiguar se tais informações estarão disponíveis no sistema de gestão florestal que você pretende adquirir.

4. Contabilizar e enumerar as dificuldades, bem como os dados já levantados

Após identificar os principais problemas e processos a serem melhorados, e também as principais análises que realizam, quantifique essas questões.

Tenha números como: “levamos 3 semanas até ter os indicadores que queremos”, ou “perdemos 6h horas de atividades com a parada de determinada máquina”.

Ainda que seja mais complexo obter esses indicadores utilizando planilhas manuais de controle, é importante que você tenha alguns principais antes de adotar um sistema voltado para empresa de gestão florestal.

O motivo é que esses números serão, inclusive, indicadores comparativos da transformação proporcionada por um software de gestão florestal e sua eficiência na empresa.

Além disso, identifique quais são os dados que você controla e como realiza esse gerenciamento: por exemplo, número de atividades, número de horas, hectares trabalhados e outros.

Conhecer efetivamente o banco de dados que você já tem, ainda que em planilhas distintas, auxiliará a identificar a adequação do sistema de gestão florestal que seu negócio precisa no dia a dia.

5. Elaborar e estipular metas coletivas

Com números em mãos, estipule metas do quanto pretende melhorar esses indicadores.

Com um sistema de gestão que calcule índices automática e diariamente para você, será possível acompanhar a evolução dos seus resultados, acompanhar variações e verificar a proximidade da realidade com a concretização de suas metas.

6. Identificar necessidade de automatização nos processos

Quais são os processos extremamente manuais que você realiza atualmente que gostaria de automatizar? A coleta de dados no campo? A geração dos indicadores? O preenchimento de dados de custos em sistemas ERPs?

Faça uma lista das suas prioridades que o sistema de gestão florestal precisará atender e alinhe isso à solução adquirida.

7. Pesquisar informações sobre sistemas de gestão florestal

Pesquise e se informe a respeito do funcionamento dos sistemas voltados para empresas de gestão florestal e tudo o que eles podem fazer pelo seu negócio.

No nosso blog você encontrar diversos artigos que ajudam nesse levantamento, tais como:

8. Conversar com outros gestores e empresas que já utilizam sistemas de gestão florestal

Converse com outros produtores e gestores que já utilizam sistemas específicos para empresas de gestão florestal, eles poderão auxiliar a entender as mudanças e melhorias proporcionadas por essas ferramentas e onde sua empresa poderá chegar se adotar um também.

9. Avaliar as ferramentas disponíveis no mercado

Nessa avaliação, é importante identificar a ferramenta que atenderá todas as necessidades que você listou nos itens de 1 a 6! Além disso, pense adiante:

O que esse tipo de sistema pode oferecer além do que você já estipulou se essencial?
Poderá trazer tecnologias inovadoras que você ainda não utiliza?
Atende às necessidades do mercado no futuro?
Tem integração com outros sistemas?
Oferece mapas e/ou customização de processos?
Traz atualizações periódicas?
É um sistema engessado?
É fácil de ser utilizado?

Outras duas questões são muito importantes:

avalie a acessibilidade da equipe em treinar os usuários e atender suas solicitações. Afinal, a ideia é que vocês sejam parceiros por um longo tempo;
avalie a especificidade do sistema para atender o processo florestal.

Muitas vezes, sistemas que atendem outras áreas, como administrativas ou produção agrícola, podem ser adaptados para a produção florestal. No entanto, geralmente esse é um processo que não se adequa realmente às suas necessidades, que pode demandar muitos improvisos e atrapalhar mais o seu dia a dia do que otimizá-lo.

10. Criar um cronograma de mudanças

Com todas essas informações em mãos, a implementação de um sistema de gestão florestal será muito mais eficiente na sua empresa, pois você saberá aonde quer chegar.

Para deixar isso tudo ainda mais alinhado, crie um cronograma de mudanças com critérios como:

Qual a data máxima para iniciar a implantação?
Quanto tempo quer investir até ter tudo funcionando perfeitamente?
Quem serão os responsáveis por liderar a implantação do sistema na empresa?
Quanto tempo até conseguir alcançar as metas que você estipulou?

É importante que você tenha em mente que não adianta adquirir uma ferramenta se não for para utilizá-la. Sua equipe deve estar engajada e comprometida com as mudanças estipuladas, bem como com a alimentação correta e constante do sistema.

Os resultados que você espera serão fruto das informações oferecidas pela solução em conjunto com a interpretação e tomada de decisão da sua equipe, comprometida a fazer as mudanças acontecerem.

Entre em contato agora mesmo com a gente e confira como podemos melhorar o dia a dia da sua gestão florestal com o e-Kersys!